陕西省总工会公职律师 张玉林
建议之四
劳动合同管理工作必须细致和规范化
即将实施的《劳动合同法》是国家立法机关酝酿多年、全民参与讨论、各方激烈争辩的结果，是实事求是、有的放矢的产物，堪称我国科学立法、民主立法的典范。所以，它与先前《劳动法》对劳动合同制度原则性的规范相比，变化是比较大的，要求是比较高的。这就迫使所有用人单位必须加强劳动合同的管理工作，只能比以前更细更好，决不可掉以轻心。
首先，规范的劳动合同制必须实行制度化管理。除了应当注意建章立制程序的合法性外，其内容与《劳动合同法》和本单位实际相呼应的科学性、完整性、可行性都要推敲。以前的规章制度有必要进行一次集中清理，不合法的要废止，不一致的要修改，没有的应赶快补上。
其次，劳动用工及订立合同要细化。例如，必须有职工花名册，员工到职应先入册再签合同；劳动合同中途变更也要书面，不可像以前那么随意；双方合同必须给员工一份；每个员工的合同期限要做合理策划与安排；解除或终止合同依据要准确，手续要严谨。按照《劳动合同法》规定，用人单位应当在解除或终止劳动合同之日，为劳动者出具解除或者终止劳动关系的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社保关系转移手续，对解除或者终止的合同文本还要保存2年以上备查。对劳动者依法解除合同，除非他有违背诚实信用法定原则行为，如不按规定办理交接手续等，单位不能扣押他的档案。否则，有可能被行政处罚或被索赔。因此，企业劳资人事部门在处理相关事务时要格外谨慎，一些程序上的错误，如应付未付、延迟支付或未按标准支付经济补偿金，就可能成为劳动者索赔的理由，从而给用人单位带来不应有的损失。
再次，HR部门和企业各级领导人都必须提高自己的证据意识。“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”如果公示没有证据支持，将有可能使公司在未来的争议中处于不利地位。不少企业往往采取开会宣读的方式公布制度，或者在公共场所张贴，这都不能保证每个员工都知晓公司的公示内容。最好是采用《员工手册》签收制度。企业生产经营因市场变化而进行员工岗位或工作内容的调整，在任何单位都有发生，必然引发原有劳动合同的变化，即变更。以前，《劳动法》对此没有具体规定，整个劳动合同制度实施的比较粗放，许多用人单位合同管理简单化，即使发生劳动合同变更，基本上没有什么手续。《劳动合同法》实施后，变更劳动合同必须协商一致，必须达成书面协议，必须各执一份。否则，将可能造成变更无效或给对方提供索赔的口实。有必要特别提醒用人单位，一定要要注意书面文件的制作和保管。
