浅析国有企业档案管理的五个环节

档案是国有企业在改革发展过程中形成的重要史料，是企业健康发展的重要资源。管理和利用好企业档案资料，不仅是档案管理的基本要求，更是推动企业科学发展的重要基础。本文从收集、整理、管理、利用、销毁五个环节，试论加强国有企业档案管理的途径。

一、收集

收集档案资料是档案管理的首要环节。工作中，经常存在档案资料产生部门不及时、完整向档案室移交档案，导致档案毁损、遗失等情况。建立归档工作问责制度，是加强档案资料完整及时移交、收集和归档的有效手段。归档工作问责制度不仅要问责档案管理部门，更重要的是要问责档案资料产生部门。档案资料收集不齐全、不完善，档案室作为档案管理部门首先有着不可推卸的责任，所以，企业档案室要督促有关部门及时向档案室移交档案，必要时要采取通报、考核、奖罚等措施。收集档案资料不能仅重视纸质材料，而忽视其他材料档案的收集，要加强档案资料收集的完整性。档案资料虽然以文字材料为主，但光盘、磁带、照片及底片、胶片、电子、实物（锦旗、奖状、奖杯、奖章、牌匾、印章、字画等）等载体形式的档案也是企业档案的重要内容。要加强档案资料收集的及时性。行政管理性文件材料一般在办理完毕后第二年上半年归档。基建项目文件材料在项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段单项归档。外购设备仪器文件材料在开箱验收或安装调试后归档。会计文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档，保管一年后，向档案室移交。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件同时归档。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。领导或工作人员外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。归档文件材料应为原件，因故无原件的可归档具有凭证作用的材料。文件材料归档后不得更改。非纸质文件材料应与其文字材料说明一并归档。归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加归档份数。

二、整理

整理是档案管理的第二个环节，也是档案管理中最繁琐、最讲科学性的一个环节。按照国家相应的标准规范，结合企业实际情况，科学合理制定企业档案分类方案，进行分类整理，做到分类科学、整理规范、排列有序。案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符，按不同门类、载体、依档号顺序排列，案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，库房内应有档案资料存放示意图，使用国家档案局规范的档案卷皮、卷盒及装具。分类整理要遵循科学性、一致性原则，以便整理、查阅、管理的方便、科学。要以认真负责的精神，如实反映客观实际，准确、及时、科学地做好档案统计工作。必须做好平时的原始登记和统计台帐工作，建立统计台帐，帐物相符，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的准确数据。

三、管理

档案管理的核心在于安全。档案是企业发展的重要史料、重要资源，档案管理的关键在于保证档案资料的安全性，谨防遗失、毁损。要建立健全档案安全管理制度，明确档案产生者、档案管理者、档案利用者应承担的安全责任。档案人员应定期清点核对库藏档案，做到账物相符，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时进行技术处理。工作人员发生变动时，要及时做好档案移交工作。档案库房应当与档案阅览室、工作人员办公室分开。库房应有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防磁等设施。库房温度应保持在14～24℃，湿度应保持在为45～60%。重要档案要实行异地备份，重要电子档案要实行异质备份，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高企业档案抗安全风险能力。加强对涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的档案和电子档案的管理，完善档案利用制度，杜绝失密泄密现象发生。要充分评估档案安全的风险因素，加强安全措施，确保档案实体和信息的安全。

四、利用

利用是档案管理的最终目的。在维护国家、企业和职工利益及遵守保密规定的前提下，要积极开发档案信息资源，合理利用档案资源，充分发挥档案的作用。查阅档案必须履行批准手续，一般情况下要经公司办公室负责人批准，查阅董事会、党政联席会、总经理办公会会议记录等密级档案，还要经公司分管领导或主要领导批准，密级档案仅限于在档案室查阅。查阅档案要履行登记手续，档案室要建立档案查阅台账。档案查阅者，应在阅览室内查阅。摘录或复制档案内容，需经有关部门领导同意，档案工作人员负责复印，核对无误，加盖印章。重要珍贵的档案，一般不提供原件利用。查阅完毕或归还档案时，档案人员要认真履行档案的核对、登记、签字等手续。要加快档案信息化建设，促进企业档案工作逐步向档案存储数字化、档案管理自动化、档案利用网络化转变。在条件不具备的情况下，档案室可以同时建立纸质档案查阅目录和电子版的档案查阅目录，电子版的档案查阅目录有时检索时更为方便。

五、销毁

销毁是加强档案管理的必要补充。经鉴定已失去保存价值的档案，应逐一审查、登记造册，经单位鉴定委员会审核批准，履行签字、盖章等手续后，可办理销毁手续。对批准销毁的档案，必须到指定的地点，由两人以上监销，不得出卖给废品收购站。档案鉴定销毁工作应慎重从事，对一些难以准确掌握的档案，必须谨慎处理，不可随意销毁。　（陈海莲）