曾几何时，人事档案被染上了一层神圣而神秘的色彩。今天，当我们审核职工退休条件，需要职工人事档案为我们提供个人最基本的经历情况时，其中的工人档案竟露出了令人失望的尴尬。
劳动和社会保障政策规定的刚性原则遭遇工人人事档案记载情况的不确定性，令社保部门在审核工人退休时左右为难。
一：档案材料不完整——“欲说当年好困惑”
材料不完整的情况在工人人事档案中很是普遍。笔者在企业调查中发现，大多数工人档案材料数量极少，薄薄的一本，几乎全是职工增加工资的审批表。但是能反映其工作开端或应计算为工龄的一些重要材料常常荡然无存，最常见的是没有最初的招工审批材料，这就意味着作为原固定工身份的职工其视同缴费年限无从算起；其它的情况还有：可计算工龄的入伍服役经历却没有入伍和退伍材料，知识青年上山下乡者或从事过赤脚医生、民办教师者也无相关原始材料依据，等等，不一而足。无法确定的工作时间、无法确定的工作经历，那么其养老金待遇凭什么来计算呢？
二、档案记载内容不准确——“看不清你的面容”
工人档案不但材料少得可怜，而且仅有的材料中可资利用的信息量也很少，甚至出现记载错误的情况，真可谓误人一生。具体的情况有：
其一，出生时间记载不明确。职工能不能退休，主要看其档案最早记载的出生时间。但早期的档案材料往往只标有年龄，而无出生于某年某月某日的明确记载。
其二，所从事工种记载不准确。是否从事特殊工种和从事特殊工种时间的长短是区分特殊工种提前退休和准确计算养老待遇的一个重要条件。而工人档案对其曾经从事工种的记载往往很模糊。例如煤炭行业的“井下运输工”、“井下运料工”、记作“运输工”和“打料石工”，很容易被误认为是“汽车驾驶员”和制作石材料石的“石匠”；煤炭行业的“矸石手选工”和建筑行业的“制材工”属特别繁重体力劳动，常常被记作“场面工”和“木工”；建筑行业的“起重工”本属高空作业，却被记作“运转工”……在养老保险政策中，从事特殊工种与非特殊工种其待遇差距是比较大的。
其三，个人经历记载不清楚。材料明确要求填写一段经历的起止时间，却被人大大咧咧地记作“＊＊年至＊＊年”或“＊＊年至今”，把时间的计量大方地忽略到以年为单位倒也算有始有终吧，更可笑的是一本履历表竟无从考证其形成时间，于是就留下了一个“至今”的哑谜。也有起止时间记载很精确的档案，但所从事工种却统一被“工作”这样一个宽泛无比的名词所代替，实在让人“看不清你的面容”。
三、档案材料不一致——“雾里看花”
档案材料不一致的情况主要有：一是在同一份材料中，有纸质不一致或笔迹不一致甚至所用墨水不一致的情况。二是不同年代形成的材料，却对同一时期情况的记载不一致，有时甚至出入很大。这些情况主要是材料在当初形成归档时，没有把好收集、鉴别关。查阅这样的档案，真如“雾里看花”，不由人不对其真实性产生怀疑。
四、档案材料不真实——“真假美猴王”
大多数单位的工人人事档案没有编目，没有装封，档案材料的数量、份数，形成时间等无从查起，职工档案缺乏最起码的防护措施。于是一些胆大妄为者，为了个人或小团体的利益，竟在工人档案中伸出了造假的黑手，有涂抹涂改档案的，也有伪造增补材料的，还有抽取材料偷梁换柱的……五花八门，伎俩用尽，令人真假难辨。
提高思想认识，加强职工人事档案管理，特别是贯彻执行好职工人事档案管理的基本制度，迫在眉睫。
加强职工人事档案管理，首先要提高各级劳动人事干部的思想认识。职工人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，是企业劳动人事管理的一项基础性工作，因此劳动人事部门要高度重视。职工档案理应包括干部档案和工人档案，但过去的人事档案管理工作只重视了干部档案管理而忽视了工人档案管理，人为地将一项工作割裂了开来，给以后的人事档案利用工作带来了不应有的困难。
其次，加强职工人事档案管理要切实贯彻执行好档案管理的各项法规制度。职工人事档案管理部门要严格遵守《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》和职工人事档案管理的规章制度，切实履行好职工人事档案的保管、收集、鉴别、登记、查阅、转递、保密、保护、研究等各项管理职能，积极应用现代化的档案管理手段，不断提高管理水平。
■刘根生
