企业重点建设项目档案管理之我见

·王茜芹·

档案管理是企业管理的重要组成部分，企业的一切活动都反映在档案中，特别是煤炭企业，由于井下采掘的特殊作业环境，其地质资料、生产工艺、企业管理的信息等，在企业各项管理过程中和市场竞争中发挥着重要作用。现在，随着煤炭企业改制工作的不断深入，原有的档案管理体系已不适应煤炭企业参与市场竞争的需要，必须与时俱进，开拓创新，加强管理。在此，笔者依据对煤炭企业重点建设项目档案管理工作谈几点粗浅的认识：

一、煤炭企业档案管理工作的现状

（1）企业整体的档案意识普遍不强，影响着档案管理工作水平的提高。不少管理决策者的档案意识淡薄，认为企业是以生产经营、提高经济效益为主，档案工作无助于企业的发展，而没有意识到档案在企业发展中发挥着潜在的重要作用。有些职能部门工作人员的档案意识也不强，工作中抱着应付差事的思想，直接影响了档案收集、整理工作的完整性。

（2）档案人员素质偏低，影响着档案工作的创新。主要表现为缺乏文化科学知识和专业技术知识，对有关单位（部门）上交的技术成果、设备清单等不知如何进行分类，不知怎样编写著录卡片、专题卡片、利用效果汇编，不能充分利用计算机等先进的现代信息工具管理档案等。

（3）档案信息资源开发不及时，影响着档案效能的发挥。不少企业档案管理存在着只收集整理不注重开发利用的现象，档案利用率及信息资源开发率不高，基本上成为“死档”，从而在一定程度上制约了企业的发展、进步和创新。

二、煤炭企业重点建设项目档案管理中存在的主要问题

（1）企业改制中档案管理人员流动较快，档案管理队伍不能始终保持良性循环，档案人才岗位交流过程中的手续交接环节还存在着某些漏洞，这样必然会导致在建工程中一些具有保存价值的项目档案收全率差。

（2）重点工程项目在工程施工管理中，没有实施档案管理提前控制，施工单位资料员没有紧跟工程管理，使单位工程竣工档案资料残缺不全，严重影响竣工工程案卷质量和档案利用率。

（3）参与重点建设项目的施工单位，其工程技术管理人员、档案资料管理人员，普遍注重工程实体的施工，档案意识不强。例如：我们黄陵矿业集团近几年来，有国家重点项目、省重点项目和行业重点建设项目，在建工程繁忙，施工单位达60多家，业务水平不一，工程竣工验收时，竣工资料组卷中出现种种问题，影响竣工资料卷宗的系统性和完整性，不能通过验收环节，使工程不能按期完成竣工。

三、解决煤炭企业重点建设项目档案管理中存在的问题的途径

首先，创新档案专业人才管理机制，建立有良性循环的档案管理人员队伍。

企业档案工作归根结底要由人来完成。首要环节是提高档案人员的敬业精神，通过学习培训完善档案工作人员的知识结构，提升档案工作人员业务与职业技能。再是适当提高档案从业人才的待遇，可适当增加档案员津贴，吸引人才，留住人才，保证档案从业人员的相对稳定。同时加强引进与培养相结合，使企业档案管理部门具有合理的人才结构，以满足新时期档案工作的需要。

其次，要对企业重点建设项目档案管理实施提前控制，确保重点项目工程质量。

应重点强化参与工程建设项目的建设单位、施工单位和监理单位工程技术人员、档案管理人员的档案意识，从项目建设之初就紧跟工程管理进度，重视重点项目在建工程资料的收集，为工程整体竣工做准备。

三是加强建设单位、施工单位和监理单位之间的配合协调，保证重点工程项目档案立卷的规范性完整性，提高案卷质量。

涉及重点工程项目管理建设的各单位都要成立档案工作目标管理小组，负责制定档案工作目标、检查、考核等全程管理，做到每个单位都有领导管、具体工作有人抓。加强项目建设、施工、监理单位之间的配合协调、监督指导力度，在档案管理中系统规划、统筹安排，使各项工作彼此促进，协调进行，使重点建设项目所形成的竣工档案完全符合工程实体。

综上所述，严把在建工程项目竣工验收关，提高重点项目工程档的含金量，使重点项目档案在档案信息的综合利用过程中，能真正体现出重点项目应有的社会价值。