浅议企业档案信息化管理与构建

企业档案信息化管理是档案工作的发展趋势，是提高档案服务职能的基础工作，也是使企业档案这一重要载体，更好地服务于生产经营主题的需要。如何正确认识企业档案信息化管理与应用，使之更好地服务于生产经营的需要，更好的为企业的发展服务，笔者从以下几个方面谈谈本人的认识：

一、要充分认识企业档案管理信息化的现实意义

1、档案信息化能为企业及时提供各种原生信息，满足企业生产经营的需要。随着国民经济的快速发展，企业技术改造及技术革新的速度突飞猛进，产品的更新换代可谓日新月异，加快企业信息化建设是提高企业生产、经营效率和产品质量的有效途径。档案部门作为企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在企业信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料是企业的宝贵财富，它们在企业的日后发展中，具有很高的参考价值。

2、档案信息化是企业档案工作自身发展的需要。随着市场经济的快速发展，企业档案的数量急剧增加，造成了档案库房、档案装具的严重不足，也带来了档案归档、保管、借阅的压力，传统的档案管理方式已经难以满足企业发展的要求。只有提高档案管理水平，实现档案管理信息化，才能有效地节省库房空间和档案装具，有效地保护历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。

二、档案管理信息化的必备条件

档案管理信息化是一个系统工程，应从多层次、多角度去理解和认识。

1、档案管理人员要大胆创新。首先是管理人员思想的信息化。应具备较强的政治素质，较高的科技、文化知识、系统的档案专业知识和现代化管理知识，档案管理人员应具有强烈的创新意识、开拓精神。二是档案管理人员要主动加强与企业生产、经营、管理等部门的联系与沟通，了解其对档案信息的需求和意见，努力实现档案工作在理论上和服务方式上的创新。三是企业档案部门要积极推进档案管理模式和工作方式的改进，用工作业绩证明档案的价值，争取领导的重视与需要，树立档案部门的良好形象提高工作质量和效率。

2、档案管理手段要信息化。档案管理手段的信息化是实现档案管理现代化的重要条件。档案管理部门要依托企业信息化建设，实现档案管理信息化。企业档案部门作为企业原生信息的中枢和集散地、企业档案信息资源的管理者和开发者，要综合开发档案资源，依托企业信息化的网络设备与技术，建立以档案室为中心的企业档案信息网络系统，提高为企业服务的能力和水平。最终达到：一是使档案工作的基础建设实现标准化、系统化、规范化；二是使档案部门运用先进设备、技术和先进管理方法，实现信息化；三是激发档案人员的学习热情，实现档案干部的专业化、知识化；四是打破档案实体管理的时空限制和阻隔，实现档案信息的远距离传递。

三、企业档案信息化系统的构建。

企业档案部门应当抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，做好档案信息系统的建设工作、提高档案信息的使用效率，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心，提高档案部门的地位。

1、加强对档案管理人员信息化知识培训。随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式，档案信息化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，全面提高档案管理人员的素质，是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素，要加大档案人员的信息化技术培训力度。

2、利用现代化管理理念、手段、方法、设备等使档案工作达到标准化、规范化、信息化。根据企业生产、经营发展的要求以及新出现的问题，制订档案管理的系列标准，如档案分类、档案归档、档案鉴定销毁以及档案信息存储、交换、检索等一系列标准化制度，明确信息档案管理制度，使其有章可循，为企业生产建设提供良好的服务。

3、提高档案管理信息化水平，使档案管理与时俱进。随着信息技术的发展，企业要加强信息文件的管理，积极收集信息档案。档案人员要积极介入本单位材料文件的形成过程，加强对信息文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证其真实、完整、有效。同时按照科学的管理方法和技术手段进行收集、管理和利用，使这些信息与现有档案资源数据库并网。通过扫描、数码照相等手段，有计划地把重要的、容易受损的、利用率高的纸质档案和照片档案数字化，加强珍贵、重要档案的保护。实现计算机目录检索、部分档案全文查询，满足快速检索利用的需要。

4、树立信息意识和服务意识，提高档案利用水平。档案的信息特征决定档案必须服务于社会、服务于企业，提供档案信息服务是档案工作的宗旨。因此，在档案现代化管理中，必须树立信息意识、服务意识，把服务作为档案管理工作的出发点和立足点，在档案信息的收集、加工、处理和提供利用方面强化服务意识，扩大服务内容，提高服务质量，充分发挥档案的信息功能，使之真正为企业服务，为企业的生产经营服务。

（陕西省煤炭物资供应公司　王秋英）